Ha összejövetelt szervezel, akkor te vagy a főnök!
Kiválaszthatod a helyszínt, a parti tematikáját, a dekorációs elemeket, meghívhatsz akit csak szeretnél, emellett pedig az ételek és az italok kínálatát is te állíthatod össze.
Bár a rendezvény- és partiszervezés első körben szórakoztatónak tűnhet, valójában nem egyszerű dolog. Nem elég csak simán, külön-külön kipipálni az “esemény-szervező checklista” minden elemét, az is kiemelten fontos, hogy ezek összhangban legyenek egymással.
Egy esemény megszervezése tehát nagynyomású munka – attól függetlenül, hogy születésnapról, esküvőről vagy üzleti rendezvényről van szó – amelynek folyamatában számtalan feltételnek kell eleget tenned, ráadásul nem is mindegy, hogy hogyan.
Mit ne tegyél, ha rendezvényt szervezel?
- Ne hagyd a tervezgetést az utolsó pillanatra!
Ha rendezvényszervezésről van szó, akkor az idő soha nem a te oldaladon áll. Nagy az esély arra, hogy attól függetlenül, hogy gondolatban átfutva úgy érzed, hogy minden simán fog menni, néhány olyan, váratlan akadályba ütközöl majd, amelyekre nem számítottál.
Mindig a legjobb azt feltételezni, hogy nem minden fog úgy sikerülni, ahogy tervezted: például, hogy a dekorációt szolgáltató cég nem tudja időben biztosítani az asztaldíszeket, esetleg a vendégeknek szánt ajándékokból érkezik éppen csak néhánnyal kevesebb, mint a meghívottak száma. Ezen okokból kifolyólag érdemes minél előbb nekilátni a munkálatoknak.
A legjobb megoldás az, ha már az esemény kitűzött időpontjának fixálásakor lefoglalod a helyszínt, majd beosztod a tennivalókat aszerint, hogy melyik folyamat mennyi időt vesz igénybe. Ez az ellenőrzőlista nem csak abban segít, hogy biztosan semmiről ne feledkezz meg, hanem abban is, hogy átláthasd az esemény megszervezésének reális idővonalát.
- Ne hanyagold el a vendégeket!
Mi a rendezvényed célja? Akár a barátod 30. születésnapját ünneplitek, vagy a főnököd kér rá, hogy szervezz egy partit a befektetők vagy üzleti partnerek számára, végső soron csak az számít, hogy a meghívottak elégedettek legyenek.
Azonban ha már az eseményt megelőzően sem kommunikálsz megfelelően, az nem csak visszautasított meghívásokat eredményezhet, de rányomhatja a bélyegét a partira is.
Jó ötlet ha az ő szemszögükből közelíted meg a meghívást, például gondold át, te mit szeretnél tudni a rendezvényről, melyek a legfontosabb információk.
Mindenképpen érdemes feltüntetni az időpontot, a helyszín nevét és címét, a parkolóhelyek elérhetőségét, az útbaigazítást, az esemény napirendjét, a parti tematikáját, a dress code-ot, étel- és ital lehetőségeket stb.
Egy héttel korábban küldj a vendégeknek átfogó e-mail-emlékeztetőt, vagy ha a létszám megengedi, akkor telefonálj körbe a részletek nyomatékosítása érdekében, illetve kérdéseik megválaszolásának céljából.
- Ne csak letudd a cateringet és az italokat!
Ha van valami, ami mindennél gyorsabban kisiklathat egy eseményt, az a rossz étel- és a rossz italválasztás. Egyes rendezvényszervezők azt is mondják, hogy az étkeztetés minden esemény legfontosabb része, hiszen ez az, amire vendégeid biztosan emlékezni fognak.
A sós és édes, előre csomagolt sütemények manapság már nem minden esetben állják meg a helyüket rendezvény fronton, mindenki valami sokkal érdekesebbre, izgalmasabbra és ötletesebbre vágyik.
Ha nem szeretnéd, hogy a meghívottak fél óra után a legközelebbi étteremben folytassák a csevegést, érdemes catering cégekben gondolkodni.
Ilyenkor nincs más dolgod, mint tájékozódni arról, hogy milyen ételérzékenységek és allergiák kiküszöbölésének kell eleget tennünk, illetve összeválogatni kínálatunkból azokat a finomságokat, amelyek illenek az esemény tematikájához, a vendégek ízléséhez és az alkalomhoz!
Ha kiválasztottad a hidegtálakat, a welcome falatokat és a laktató, zárt szendvicseket is, nincs más hátra, mint az itallap összeállítása.
Ételek és italok összehangolása
Természetesen vannak azok az ételek és italok, amelyek egy eseményről sem hiányozhatnak. A snackek közül ilyenek a ropogós és sós finomságok, amelyek minden asztalon helyet kapnak, míg italokból a különböző vizek, üdítők, a kávé és a tea az, amelyet biztosan a legnagyobb számban fognak igénybe venni a vendégek.
Ha ételekben gondolkodsz, akkor nem nyúlhatsz mellé kis szendvicsekkel és falatkákkal. A vendégeid szívesen beszélgetnek majd egymással, így az egyszerű, gyorsan elfogyasztható falatkák a legjobbak.
A falatkák mellé tökéletesen passzolnak a frissítők, így bátran kínálhatod őket jegesteával, limonádéval, vagy friss gyümölcslével is.
A hidegtálak rengeteg csodálatos, különböző alapanyaggal nem csak különösen vonzóak a szem számára, de rendkívül finomak is. Ezekből mindenki bátran csipegethet, a kötetlenség mellé pedig mi sem passzolna jobban, mint egy finom koktél.
Állítsd össze előre koktéllistát, amelyen tüntess fel néhány népszerű verziót: ezek lehetnek tejszínesek, édesek, savanyúak, vodka vagy tequila alapúak, esetleg pezsgőből készített, buborékos mámorok is.
Ha nagyobb, kiadósabb ételekkel is készülsz, például zárt szendvicsekkel, ezeket a legideálisabb a népszerű üdítőkkel párosítani. Érdemes több ízben, cukormentes, illetve hideg-szobahőmérsékletű változatban is biztosítani az italokat.
Ha ünnepi partit rendezel, például karácsonyi, céges rendezvényt, akkor szuper ötlet, ha a megszokott italok mellé néhány egyszerű, karácsonyi lehetőséggel is készülsz, például forralt borral, forró csokoládéval vagy ír kávéval.
Ha különleges tematikájú az összejövetel, például “A nagy Gatsby” kerül a fókuszba, a dekoráció és a dress code mellet érdemes különleges, a műhöz illő koktélokkal elkápráztatni a vendégeket.
Bár nem egyszerű egy rendezvény megszervezése, egy kis odafigyeléssel – a helyszín, a dekoráció, az öltözék, illetve az ételek és az italok összhangjával varázslatos hangulatot biztosíthatsz és örökre szóló élményeket okozhatsz a vendégeidnek.
Válaszd ki, melyik ételeket szeretnéd felszolgálni a partidon, az italokat pedig bátran hangold hozzá a finomságokhoz.
Kezdődhet a szervezés!
